Med Microsoft 365 får du og dine kollegaer optimale muligheder for at samarbejde både effektivt og smart.
Uanset om du sidder i et lille team og samarbejder om fælles projekter, eller du sidder i en større organisation og arbejder på tværs af teams og med eksterne leverandører, så er det essentielt med de rigtige værktøjer. Ikke mindst hvis du f.eks. både arbejder fra kontoret, på farten eller hjemmefra.
I dette blogindlæg går vi i dybden med 3 værktøjer fra Microsoft 365, som du kan bruge til at opnå optimalt samarbejde og produktivitet:
- Teams
- SharePoint
- OneDrive
Lad os begynde med en kort gennemgang af de tre programmer og deres primære funktioner, og herefter får du vores bedste tips til, hvordan du kan bruge de tre værktøjer sammen.
Hvad er OneDrive?
Det første værktøj er OneDrive. OneDrive er en filtjeneste i skyen. Et online sted, du kan opbevare alle dine filer, som du kan tilgå både lokalt på din computer, via app’en på mobilen eller via din browser.
Fordi alt ligger i skyen og bliver synkroniseret til dine enheder, har du altid adgang til de nyeste versioner af dine filer – hvor som helst og når som helst.
Der findes to versioner af OneDrive:
- OneDrive til hjemmet (en version til privatbrug)
- OneDrive til virksomheder (eller ”OneDrive til arbejde eller skole”, som det også kaldes)
Den version vi gennemgår her, er OneDrive til virksomheder, som kan fås med Microsoft 365.
Ovenstående video er fra Microsoft, hvor de kort viser, hvad OneDrive er og kan. Obs. Videoen er på engelsk.
Tilgå dine filer overalt
Lad os prøve at give et eksempel på det smarte ved sådan en filtjeneste i skyen.
Du sidder på kontoret med din computer og arbejder i et dokument. Det er snart fyraften, så du gemmer dokumentet i OneDrive og kører hjem. Om aftenen skal du lige tjekke noget i dokumentet, så du åbner din bærbar og åbner dokumentet fra din OneDrive-mappe, og straks kan du arbejde videre i samme dokument – præcis hvor du var nået til.
OneDrive synkroniserer hele tiden dine filer på tværs af dine enheder. Det betyder, at du kan arbejde hvor som helst og når som helst.
Filarkiv med masser af plads
Med OneDrive får du 1 TB plads i skyen – afhængig af hvilken Microsoft 365-pakke, du har.
Med 1 TB plads kan du gemme ca.
- 250 film
- 250.000 billeder
- Eller 6,5 millioner dokumenter
Som udgangspunkt er alle de filer, du gemmer i OneDrive, private – medmindre du aktivt beslutter at dele dem med andre.
Du kan både dele specifikke filer eller hele mapper. Og dem du deler med, er ligeledes ikke afhængig af andet end en internetforbindelse for at se, hvad du har delt.
Fordele med OneDrive
- Filarkiv med 1 TB plads
- Altid adgang til seneste version
- Kan tilgås fra flere enheder og online
- Mulighed for at dele dokumenter
Hvad er SharePoint?
Det næste værktøj vi kigger nærmere på, er SharePoint. SharePoint kan bruges til at oprette websteder, f.eks. et intranet, hvor en hel organisation eller enkelte teams sikkert kan gemme, organisere og dele fælles dokumenter og oplysninger. Som et online fællesdrev faktisk.
Du kan tilpasse indholdet på siden med tekst, billeder, links, filer og andet og dermed opbygge og dele præcis det indhold, du og dit team har brug for.
SharePoint er ligesom OneDrive placeret i skyen og kan tilgås overalt, så længe I har internetadgang.
Microsoft har lavet ovenstående video, hvor du kan se mere om SharePoint. Bemærk, at videoen er på engelsk.
Vær fælles om det vigtige
SharePoint er i modsætning til OneDrive en ”delt” filtjeneste. Hvor OneDrive i udgangspunktet er en privat filtjeneste, er SharePoint offentlig og tilgængelig for alle i organisationen med samme SharePoint.
Det er netop optimalt i forhold til et intranet eller andre situationer, hvor man ønsker at dele indhold på tværs af teams eller samarbejder om fælles dokumenter. Da alt ligger i skyen og er tilgængeligt både via browser og app, har alle altid mulighed for at følge med i det nyeste.
Altid adgang til seneste version
Et eksempel på, hvordan SharePoint kan bruges, er fælles dokumenter. Du kender sikkert Word, Excel og PowerPoint. Hvis du arbejder i disse programmer offline, opdateres dokumenterne ikke automatisk på tværs af enheder og brugere.
Men med SharePoint kan flere sidde og arbejde på samme dokument - f.eks. en præsentation i PowerPoint. Alle kan tilgå den og arbejde i den på samme tid, og på den måde kan I spare tid og arbejde mere effektivt i stedet for at sende forskellige versioner frem og tilbage.
SharePoint kan også være nyttig til f.eks. en medarbejderhåndbog, som altid skal være tilgængelig for alle i den nyeste version, eller en guide, som bruges som opslagsværk af flere i organisationen. Mulighederne er mange, men en ting er sikkert: Med SharePoint er du sikker på altid at se den nyeste version.
Fordele med SharePoint
- Opbyg intranet og sider
- Tilføj og del relevant indhold på tværs af organisationen
- Følg med overalt
- Altid adgang til seneste version af vigtige dokumenter
Hvad er Teams?
Det sidste værktøj i kassen er Teams. Teams er en app, du kan bruge til at kommunikere og samarbejde med dit team. Med Teams kan du og dine kollegaer holde jer opdaterede, organiserede og forbundne – uanset hvor I er.
Med Teams får du mulighed for:
- Chat: Skriv til dine kollegaer om arbejde, projekter eller hvordan de har det.
- Teams: Opret et team eller kanal for at samle folk og arbejd sammen om projekter.
- Møder: Hold møder via Teams, og synkroniser dem med din kalender
- Apps: Tilpas hvordan du arbejder bedst via forskellige apps
Teams er integreret med de øvrige Microsoft 365-værktøjer, hvilket betyder, at du bl.a. kan tilføje Microsoft Planner, Excel, Power BI, PowerPoint, SharePoint, Word og mange flere til Teams og arbejde direkte fra Teams.
Se videoen ovenfor fra Microsoft, hvor de forklarer yderligere om, hvad Teams er. Obs. Videoen er på engelsk.
Opsummering
Microsoft 365 – herunder OneDrive, SharePoint og Teams – er designet til at være den perfekte værktøjskasse, når du og dine kollegaer skal arbejde samme om projekter og opgaver.
Her er et eksempel på, hvordan du kan bruge disse tjenester sammen.
Du opretter et team i Teams og får automatisk et SharePoint-teamwebsted. Her kan du og dine teammedlemmer oprette og uploade dokumenter, som I kan dele med hinanden eller andre og redigere på samme tid.
Når du eksempelvis er færdig med en kladde af dit dokument, kan du tilføje filen til dit Teams-team og bruge chatten til at give besked om, at dokumentet er klar til gennemsyn.
Dine kollegaer kan åbne filen direkte i Teams og begynde at foretage ændringer eller kommentere. Alle ændringer gemmes løbende og synkroniseres med det samme til SharePoint, så du (og de øvrige kollegaer i samme team) straks kan se rettelserne.
Arbejder du på personlige filer, som ikke skal deles, kan du bruge OneDrive som dit lager. Her er alle dokumenter private, indtil du vælger det modsatte.
Uanset hvilket værktøj du hiver frem, kan du arbejde hvor som helst, da både Teams, SharePoint og OneDrive altid kan tilgås online – både fra mobilen eller computeren.
Vil du høre mere om Microsoft 365? Læs mere om den ultimative kontorløsning her, eller kontakt os på salg@dandomain.dk for en uforpligtende snak om dine muligheder.