E-handel, hosting og alt midt i mellem

17. juni 2017
Opdateret 7. juli 2021

Sådan holder du styr på regnskabet for din webshop

En god forretning er baseret på en solid og sund økonomi. Der er mange ting at holde styr på i en webshop – særligt, hvad angår finanserne. Ikke desto mindre er det essentielt, at du har styr på regnskabet, så du kan gøre rede for indtægter og udgifter.

Her i indlægget får du indgående indsigt i samt en masse gode råd til, hvordan du holder styr på økonomien i netop din webshop.

En forretning kører ikke ret længe, uden at der er en god balance – og den går naturligvis bedst, hvis du forstår at lave profit på dine produkter.

Så lad os se på, hvad du skal have styr på, så du har et godt fundament for at drifte din webshop.

Hvorfor skal du have en ‘Business plan light’?

Inden du starter din webshop, er det en rigtig god idé at have gjort dig nogle basale overvejelser omkring, hvordan indtægter og udgifter kommer til at hænge sammen.

  • Er der umiddelbart overskud på driften – det månedlige plus/minus-regnskab, hvis du sælger X stk. af dine varer?
  • Sluger fragten hele dit overskud, medmindre ordrene er store?
  • Hvad er egentlig dine omkostninger forbundet med opstart og drift af en
    webshop?

Der er rigtig mange overvejelser, man skal gøre sig, og du kan gøre dig selv en tjeneste ved at skabe et overblik. Jeg har opsat det, jeg kalder en ‘business plan light’, som jeg har benyttet i mine egne webshopprojekter.

Den er ‘light’, fordi en rigtig business plan indeholder mange flere elementer.
Den her light-udgave er i det store hele et regneark, hvor du kan få overblik over, hvordan dit månedlige regnskab vil se ud afhængig af, hvad du sælger, hvilken pris du køber det ind til, hvor meget du sælger det for, hvor mange omkostninger du har i din webshop samt nogle flere parametre.

Det er vigtigt at understrege, at jeg snakker om den månedlige økonomiske balance målt på driften – dvs. indtægt minus omkostninger.

Der vil altid være startkapital, som du investerer i webshoppen – samt løbende indkøb af varer, emballage mv, der skal finansieres. Dem har jeg set bort fra i min business plan light, for mit råd til dig er, at du sparer op og afsætter et beløb, du kan tåle at investere (og tabe), før du går i gang, så har du meget mere ro i maven, når du ‘kun’ skal jagte en positiv drift fra måned til måned.

Afhængig af, hvad du vil købe og sælge, er alt fra 10.000 – 25.000 kroner en rimelig opstartskapital (medmindre du selvfølgelig vil sælge B&O-fjernsyn eller lignende 🙂)

 

Download 'Business plan light'

Det er en Excel-fil med nogle tal og formler i. Gem den på din egen computer, så kan du efterfølgende rette i den og indtaste dine egne, forventede tal. Det koster ikke noget at hente business plan light.

Hent 'Business plan light' her >> 

Gennemgang af business plan light

Helt generelt kan du rette tal og indhold i de grønne felter og prøve dig frem. Resten bør du lade være.

Jeg har ikke låst dem, så hvis du er god til Excel og har mod på det, kan du selv tilpasse indholdet også af de hvide celler. Regnearket udregner selv forskellige nøgletal til dig i de hvide celler baseret på dine indtastninger i de grønne celler.

Bemærk, at du ikke kan gå helt i detaljer i regnearket. Du vil være nødt til at lave nogle gennemsnitsbetragtninger vedrørende fx fragt, antal ordrer, ordrens gennemsnitlige værdi mv. (eller kaste dig ud i lidt mere avanceret Excel).

Øverst til venstre er sektionen for priser – indkøbspriser og salgspriser. Du kan angive din indkøbspris uden moms og din salgspris med moms.

Du kan enten vælge at gøre det for et enkelt produkt – eller du kan vælge at gøre det for en ordre, der indeholder de produkter, som du forventer, at kunden typisk vil købe sammen – gennemsnitligt.

Den næste sektion omhandler fragtpriser – altså, hvad du skal betale for at få din vare sendt til køber.

Det kan anbefales at lave en aftale med fx pakkelabels.dk, hvor du kan få nogle langt bedre priser, end hvis du selv sender som enkeltperson ved de forskellige fragtfirmaer. Du skal op på en del pakker årligt, før du kan lave dine egne aftaler med fragtfirmaerne.

Du kan også angive, hvad du forventer, dine kunder vil vælge af fragtfirma. I eksemplet har jeg antaget, at 60% vælger PostNord, 30% GLS og 10% DAO.

Det har betydning for, hvor høje dine fragtomkostninger bliver ift. ordrens værdi og dækningsbidraget.

Det sidste afsnit i venstre kolonne omhandler to ting: hvor mange ordrer, du forventer/håber pr. måned – samt tre muligheder for at angive nogle rabatsatser, så du kan se, hvordan det påvirker din indtjening, når du giver rabat.

 

Nu begynder det at blive lidt mere kompliceret. Øverst til højre udregnes din fortjeneste pr. solgt vare/ordre. Nedenunder kan du angive, hvad kunden skal betale i fragt.

Her kan det godt betale sig at prøve med forskellige scenarier – fx med en fast fragtpris henholdsvis gratis fragt – og kombinere det med forskellige salgspriser for at se, hvornår det er rentabelt at tilbyde fx gratis fragt.

Herefter udregnes dine omkostninger ved selve salget.

Fragten udregnes på baggrund af dine tidligere indtastninger – og dette felt angiver, hvad du skal betale af fragten. I eksemplet tager vi 39,- inkl. moms (31,2 kr. uden moms) for fragt hos kunden, men da din gennemsnitlige indkøbspris for fragten uden moms er højere end 31,2 kr., kommer du til at betale en del af fragtprisen.


For ordrer på små beløb (30-100 kroner) er fragten en stor del af omkostningen, så det kan være sundt at tænke forskellige løsninger igennem og afprøve dem i regnearket.

Emballage, gave og diverse omkostninger afhænger meget af, hvad du sælger. Måske skal der indkøbes papkasser og bobleplast, laves kort til en hilsen eller indkøbes en lille gave, der skal vedlægges ordren.

Betalingsgebyret kan være en ret indviklet størrelse at beregne – men det kan også være, at din webshop ligger hos en udbyder, som tager en fast pris for det hele, og så kan du blot skrive 0 her.

Der er ofte to parter i en betalingsløsning: betalingsløsningsudbyderen, som håndterer dine betalinger og giver dig mulighed for at trække og refundere penge. Typisk står de også for selve betalingsvinduet – altså processen med at kunden kan betale dig penge.

Den anden part er indløseren. Det er dem, der sørger for at tage imod dine betalinger, når kunden betaler med kreditkort. Det er her, pengene havner – og her fra de udbetales til dig. Ofte vil dine betalingsomkostninger ved en ordre dog bestå af flere ting, som jeg har listet på en fane for sig selv i regnearket:

 

Typisk er der et beløb til selve indløseren. I eksemplet er det sat til 1,45% af ordrens værdi. I små ’pakker’ hos en betalingsløsningsudbyder kan der være et gebyr pr. ordre (i eksemplet sat til 5,-). Selve den shopløsning, du vælger – kan også tage et gebyr pr. ordre – i eksemplet sat til 2%.

Endelig er der et ekstra gebyr på 1,- pr. ordre, hvis kunden betaler med MobilePay – og så har jeg indsat et felt, hvor du kan angive, hvor mange procent af dine ordrer, du forventer bliver betalt med MobilePay.

Den sidste salgsomkostning, jeg har medtaget i hovedarket i business plan light, har jeg kaldt ’direkte reklameomkostning’. Hermed forstås den omkostning, du forventer at betale for et salg via fx AdWords eller Facebook.

Typisk koster det et vist antal visninger/klik, før du får et salg, og hvis du nogenlunde ved, hvor meget du kommer til at betale, før du får et salg, kan du angive det her.

Du kan også vælge at skrive 0 – og så kan du i stedet nederst i arket angive denne omkostning som en samlet månedlig omkostning under ’Markedsføring’ – det er nok lettere i starten (hvis du fx vælger at afsætte et fast beløb til markedsføring).

Den sidste del viser resultatet af anstrengelserne. Dækningsbidraget er det beløb, du tjener pr. ordre, når alle omkostninger relateret til salget er betalt, og dækningsgraden er, hvor mange procent du tjener ud af varens samlede salgspris inkl. moms.

Omsætning og fortjeneste pr. måned udregnes ud fra det antal ordrer, du tidligere angav som forventet antal ordrer pr. måned. Nedenunder ser du effekten af at sætte dine priser ned. I eksemplet er der fx kun 13,- tilbage i fortjeneste pr. ordre, hvis varen sælges på udsalg med 30% i rabat.

 

Nederst i regnearket er den månedlige opsummering af dine faste omkostninger. Altså omkostninger, du skal betale, uanset om du har salg eller ej. Jeg har angivet en række typiske omkostninger, man kan have som nystartet webshopejer, og her kan du angive dine omkostninger.

Måske har du brug for revisionshjælp eller vælger at betale for et bogføringsprogram.
Det kan også være, at du er på en ordning, hvor betalingsløsningsudbyderen tager et månedligt abonnement (typisk betaler du så noget mindre i betalingsgebyr pr. ordre – det, der i eksemplet står til 5,-), og det står dig frit for at angive forskellige omkostninger her, som passer til netop din situation.

Nederst er alle omkostninger pr. måned regnet sammen, og så kan du samtidig se, hvor mange ordrer, du skal have igennem systemet på en måned, for at du har dækket dine faste omkostninger.

Det er et rigtigt godt tal at holde øje med, for det er med til at give dig et billede af, om det er et realistisk setup, du har bygget op. I eksemplet skal der være over 11 ordrer pr. måned for at gå i nul. Det er en ordre ca. hver 3 dag.

 

Et par gode råd med på vejen

Det kan godt være svært at gætte sig frem til de rigtige tal i starten.

Indkøbs- og salgspriser er til at have med at gøre – hvis du kun sælger én vare ad gangen. Sælger du typisk flere varer ad gangen, skal du gætte, hvad den gennemsnitlige ordreværdi bliver – og så regne baglæns og finde indkøbsprisen på de produkter.

Fragtpriserne kan man også finde – og vil du gøre det enkelt, kan du holde dig til en enkelt fragtleverandør, så skal du ikke gætte på, hvordan dine ordrer fordeler sig på de forskellige fragtfirmaer.

Den helt afgørende faktor, som i starten vil være svær at ramme rigtig, er dog markedsføringen: hvor mange penge skal der til, for at du får en ordre i hus?


Regnearket er tænkt som en hjælp til dig, så du kan prøve forskellige modeller og se, hvad der egentlig kræves for at din webshop skal løbe rundt. Husk – i starten går det op og ned – hele tiden.

Du får din første ordre. To dage senere finder du måske ud af, at du har glemt at medtage en omkostning i din business plan light, og så er du i tvivl, om dit setup holder. Så får du pludselig en ny, fed funktion på hjemmesiden, men så er der ingen ordrer de næste to uger, og panikken breder sig.

Der kommer måske herefter tre ordrer på tre dage – yeah!, Men så finder du ud af, at din Facebook-markedsføring har været målrettet helt forkert og ikke skabt nogle ordrer og været penge ud af vinduet.

Og sådan går det op og ned – men så længe det går mere op end ned, er du på rette vej.

Gæsteblogger | Kenneth Bon Nielsen
Gæsteblogger | Kenneth Bon Nielsen
Online Sales & Service Manager & webshopejer. Jeg har arbejdet med e-handel og forretningsudvikling i flere brancher igennem 16 år, og jeg har tidligere drevet både online services og webshops. Jeg ejer authentic.dk, hvor jeg sælger dansk designede herreure og dameure fra nyere og upcoming mærker, og min ‘business plan light’ er et uvurderligt værktøj til at have et overblik over driften på webshoppen.

Andre har også læst

5 tips til indholdsoptimering: Sådan kommer du til tops i søgeresultaterne

Indholdsoptimering er et vigtigt fokusområde, når du arbejder med SEO for at nå til tops i søgeresultater...
Læs mere

Google Shopping guide 2021 - Sådan bruger du kostpriser og avanceprocent

Vil du gerne bruge Google Shopping på en måde som kan være mere profitabelt end du gør nu? Så burde du læ...
Læs mere

Mailløsning: Derfor skal du have din egen mailadresse

Hvad er en mailløsning? En mailløsning skal forstås som en mailadresse med sit eget domæne, fx helle@din-...
Læs mere